Unser Interviewpartner:
Bill Kreis studierte in Aachen und Osnabrück Betriebswirtschaft mit den Schwerpunkten Personalmanagement und Logistik. Nach Abschluss des Studiums in 2008 arbeitet er im Personalmanagement, seit Oktober 2013 als Personalleiter bei der Martinrea Honsel Germany GmbH.
Herr Kreis, Sie sind ausgebildeter Personalreferent. Skizzieren Sie bitte kurz Ihren Werdegang, inklusive Aus- und Weiterbildungsstationen.
Bill Kreis: Nach dem Abitur entschied ich mich zunächst für eine Ausbildung zum Fremdsprachenkorrespondenten. Nach der Ausbildung habe ich mich dann für ein Studium der Betriebswirtschaft mit dem Schwerpunkt Personalmanagement und Logistik eingeschrieben. Während meines Studiums habe ich bereits mehrere Praktika im Personalmanagement bei Unternehmen im In- und Ausland absolviert und auch meine Diplomarbeit in diesem Bereich geschrieben.
Nach dem Studium habe ich 3 Jahre als Referent beziehungsweise Fachreferent bei der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (Fachverband für Personalmanagement) in Düsseldorf gearbeitet. Anfang 2011 habe ich dann eine Stelle als Personalreferent in der operativen Betreuung bei der FALKE KGaA in Schmallenberg angenommen. Seit Oktober 2013 arbeite ich als Personalleiter bei der Martinrea Honsel Germany GmbH in Menschede.
Welche persönlichen Eigenschaften sind Ihrer Erfahrung nach für den Beruf des Personalreferenten wichtig?
Bill Kreis: Um die Aufgaben des Personalreferent erfolgreich bewältigen zu können, bedarf es verschiedener Eigenschaften, wie z. B. einer hohen Serviceorientierung, einem sicheren Auftreten und operativer Umsetzungsstärke. Eine ausgeprägte Kommunikationsstärke ist zum Beispiel bei Verhandlungen mit dem Betriebsrat oder in Diskussionen mit Führungskräften und Mitarbeitern im Rahmen von Vorstellungs- oder Mitarbeitergesprächen unerlässlich.
Da oft an vielen verschiedenen Themen gearbeitet wird, ist organisatorisches Geschick, Pragmatismus und ein gutes Zeit- und Selbstmanagement sehr wichtig. Der Arbeitsalltag als Personalreferent hält durchaus auch einige schwierigere Aufgaben bereit, wie die Entlassung von Mitarbeitern oder die Vermittlung bei Konflikten. Eine hohe Belastbarkeit, Stressresistenz und auch Frustrationstoleranz sind daher ebenfalls unabdingbar für Personalreferenten.
Welche Aufgaben hat ein Personalreferent? Wie sieht der typische Tagesablauf eines Personalreferenten aus?
Bill Kreis: Einen typischen Tagesablauf gibt es nicht. Das liegt auch daran, dass Personalreferenten häufig an sehr vielen Themen gleichzeitig arbeiten. Das macht den Beruf so spannend. Die Aufgaben eines Personalreferenten können je nach Schwerpunkt sehr vielfältig sein. Die nachfolgenden Aufgaben sind exemplarisch für einen Personalreferenten mit dem Schwerpunkt der Betreuung eines definierten Mitarbeiterkreises.
- Beratung und Betreuung von Mitarbeitern und Führungskräften in allen personellen Fragen
- Verantwortung für den reibungslosen Ablauf der HR-Prozesse im Betreuungsbereich
- Rekrutierung von Fach- und Führungskräften
- Durchführung personeller Einzelmaßnahmen (Einstellungen, Umgruppierungen, Versetzungen, Abmahnungen, Entwicklung, Entlassung, etc.)
- Enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
- Personalplanung
- Mitarbeit in fachspezifischen Projektgruppen (z. B. Gesundheitsmanagement, Ideenmanagement, Employer Branding, Talent Management, Einführung neuer Vergütungssysteme, etc.)
Personalrecruiting gehört nach wie vor zu den zentralen Aufgaben des Personalmanagement. Wie gehen Sie bei der Mitarbeiterauswahl vor? Welche Aspekte spielen für Sie bei der Personalbeschaffung die größte Rolle?
Bill Kreis: Wichtig bei der Auswahl sind ein möglichst strukturiertes Verfahren, wie zum Beispiel ein strukturiertes Interview, und die Beteiligung des Fachbereiches bei der Auswahlentscheidung. Eine wesentliche Grundlage für ein erfolgreiches Recruiting ist zudem ein Anforderungsprofil der zu besetzenden Position, das mit dem Fachbereich bzw. der Führungskraft abgestimmt ist. Zudem sollte je nach Position das richtige Medium (Print / Online-Anzeigen / Headhunter / regionale Netzwerke / persönliche Kontakte / etc.) gewählt werden.
Personalreferenten müssen auch unangenehme Aufgaben übernehmen, wie Abmahnungen oder Entlassungen. Unmut der Mitarbeiter Ihnen gegenüber kann die Folge sein. Wie gehen Sie mit dieser Situation um?
Bill Kreis: Das gehört zum Job und ist sicherlich eine der unschönen Aufgaben, die jedoch auch zwingend erforderlich ist. Mitarbeiter reagieren dann nicht selten emotional und fühlen sich ungerecht behandelt. Hier muss man den Mitarbeiter natürlich verstehen und sich in ihn hineinversetzen können. Gewisse persönliche Eigenschaften, wie zum Beispiel Stressresistenz und Frustrationstoleranz, helfen, mit einer solchen Situation umzugehen. Am Ende des Tages ist es aber Teil der Aufgabe, für die man als Personaler bezahlt wird.
Durch den Fachkräftemangel und den demografischen Wandel kommen neue Herausforderungen auf den Personalbereich zu. Was bedeutet das für den Beruf des Personalreferenten?
Bill Kreis: Wer im Kampf um die besten Fachkräfte heute erfolgreich sein möchte, der muss verstärkt neue Wege gehen und mitunter auch schon mal kreativ werden. Es reicht eben nicht mehr, eine Anzeige zu schalten und zu warten bis die Fachkräfte zu einem kommen. Vielmehr müssen Personalreferenten verstärkt gezielt auf Fachkräfte zugehen und um sie werben. Dadurch werden Themen, wie zum Beispiel Employer Branding, immer wichtiger.
Zudem muss auch das bereits vorhandene Personal optimal eingesetzt und gefördert werden. Unternehmen können es sich heute nicht mehr leisten, Potenziale in der eigenen Belegschaft ungenutzt liegen zu lassen. Auch hier sind Personalreferenten zunehmend gefragt, zum Beispiel was die Entwicklung von Maßnahmen zur Nachwuchskräfteentwicklung betrifft aber auch was die Talentidentifizierung und -förderung angeht. Die Alterung des Personals in vielen Unternehmen führt zudem dazu, dass Themen wie Nachfolgeplanung, Wissensmanagement und Gesundheitsmanagement zunehmend in den Fokus unserer Arbeit geraten.
Würden Sie Schulabsolventen und Berufseinsteigern grundsätzlich zum Beruf des Personalreferenten raten? Wie können sich Interessierte für diesen Beruf qualifizieren?
Bill Kreis: Ich kann meinen Beruf ohne Einschränkung empfehlen. Es ist eine sehr spannende und herausfordernde Tätigkeit, in der durch ständig wechselnde Aufgaben keine Langweile aufkommt.
Wer den Beruf des Personalreferenten ergreifen möchte, hat grundsätzlich 2 Möglichkeiten, sich für den Beruf zu qualifizieren. Durch ein Studium oder eine entsprechende Weiterbildung. Zudem sollte frühstmöglich damit begonnen werden, Praxiserfahrungen im Personalbereich, beispielsweise in Form von Praktika, zu sammeln. Ohne entsprechende Erfahrungen ist es nahezu unmöglich, eine Stelle als Personalreferent zu bekommen. Im Job angekommen, ist es vor allem wichtig, sich ständig weiterzubilden und auf dem Laufenden zu bleiben. Das betrifft sowohl rechtliche Kenntnisse als auch neue Methoden sowie Soft Skills.