EDV im Personalwesen

Personal zu verwalten, ist eine komplexe Aufgabe. Gut, dass es Software gibt, die bei dieser Arbeit unterstützt. Office-Programme und Personalinformationssysteme sind für moderne Personalabteilungen unabdingbar.

Tools für Spezialisten

Personaleinsatz planen, Fehlzeiten aufzeichnen, Lohnabrechnungen erstellen – all diese Aufgaben führen Mitarbeiter der Personalabteilung mithilfe des Computers durch. Deshalb sind EDV-Kenntnisse in der Personalwirtschaft unabdingbar, um effektive Arbeitsabläufe zu sichern. Von Personalern wird daher erwartet, dass sie die gängigen Programme beherrschen. Dazu zählen vor allem die Office Programme, allen voran das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Effektiver arbeiten Personalabteilungen jedoch mit speziell auf das Personalmanagement zugeschnittenen Lösungen, den Personalinformationssystemen.

Personalinformationssystem – was ist das?

Ein Personalinformationssystem (PIS) ist eine Zusammenstellung von Software, Tools und Datenbanken, die der Personalverwaltung dienen. Oftmals bietet das Personalinformationssystem elektronische Personalakten und eine Stammdatenverwaltung. Außerdem besteht die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen zu erstellen und Arbeits- und Fehlzeiten zu erfassen. Damit nimmt das Personalinformationssystem dem Personaler Aufgaben ab, die er sonst kleinschrittig mit einer Excel-Tabelle bewältigen müsste. Personalinformationssysteme können aber oft noch mehr: Anspruchsvollere Aufgaben, wie die Personalplanung, und Tools zur Personalbeschaffung sind ebenfalls mit vielen der Programme möglich.

SAP und DATEV – Klassiker der Personal-EDV

Der deutsche Software-Hersteller SAP bietet eines der hierzulande am weitesten verbreitete Unternehmensinformationssysteme an: SAP ERP. Teil dieses Programmes ist ein äußerst anspruchsvolles Personalinformationssystem. Allerdings kommt dieses meist nur in großen Firmen und Unternehmen in der Industrie zum Einsatz, in denen sich der hohe Kosten- und Fachkräfteaufwand lohnt.

Kleine und mittelständische Unternehmen greifen meist auf SAP Business One zurück, das ebenfalls ein Personalinformationssystem mitbringt. Damit lassen sich Gehaltsabrechnungen automatisieren und personalwirtschaftliche Prozesse verbessern. Einige Personalabteilungen setzen als Alternative zu SAP Personalinformationssysteme wie rexx HR und perbit zum Personalmanagement ein.

Eine weitere wichtige Standard-Software für Personaler ist DATEV. Personalabteilungen in Deutschland erstellen hiermit monatlich etwa 11 Millionen Gehaltsabrechnungen. DATEV stellt allerdings kein komplettes Personalinformationssystem dar, sondern bietet einzelne Tools an, etwa zur Reisekostenabrechnung, Fahrtenbuchung oder eine Digitale Personalakte. Die Rechnungswesen-Software Unternehmen online von DATEV bietet außerdem eine Schnittstelle zum Datentransfer an den Steuerberater, der dann die Lohnabrechnungen durchführt.

EDV Trends im Personalwesen

Der Trend im Bereich Personalinformationssystem geht in Richtung Cloud-Computing. Das bedeutet, dass viele Hersteller ihr Personalinformationssystem online zur Verfügung stellen.

Die Daten speichert die Personalabteilung dann nicht mehr lokal im Unternehmen, sondern überträgt sie über das Internet an den Anbieter. Dazu bedienen die Mitarbeiter der Personalabteilung eine Eingabemaske im Webbrowser. Das spart Ressourcen im Betrieb, da die eigenen IT-Mitarbeiter das Programm nicht installieren und warten oder Benutzerkonten administrieren müssen. Zudem ist dieser Weg meist billiger, als die Programme einzeln für jeden Mitarbeiter zu kaufen. Ein weiterer Vorteil: Die Daten sind durch die externe Auslagerung automatisch durch ein Back-up gesichert. Die Firma DATEV reagierte auf diesen Trend, in dem sie 2011 ein weiteres Rechenzentrum in Betrieb nahm, um verstärkt Dienste im Bereich Cloud-Computing anzubieten.

Im Zuge des Trends hin zu online-basierten Personalinformationssystemen betreten außerdem auch neue Akteure das Spielfeld. Kleinere Software-Hersteller bieten vor allem im Bereich Personalmanagement und E-Recruiting innovative Tools an. OrangeHRM ist beispielsweise ein quelloffenes und kostenfreies Programm, das ein komplexes Personalinformationssystem bereitstellt. Tools wie softgarden ermöglichen ein Bewerbermanagement mit direkter Social Media Anbindung.